No dia a dia de qualquer empresa e/ou organização, é fundamental estar atento a todos os aspectos administrativos. É nesse contexto que a gestão de projetos se torna importante. É através da gestão de projetos que a empresa consegue garantir que seus processos tenham sucesso.
Os autores do Livro AFE Gestão de Projetos – Elaboração e Planejamento, José Júnior Lima Alves de Oliveira e Paulo César Barroso Veríssimo, explicam que a gestão de projetos necessita de técnicas, conceitos e ações e que deve ser rotineira nas empresas, para ser aprimorada cada vez mais.
Por meio de processos de gerenciamento, é possível trazer mais controle e praticidade para desenvolver tarefas. Esses processos podem ser divididos nas etapas de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.
Ao definirem um novo projeto, gestores costumam ter problema com a definição ou cumprimento de aspectos importantes, como os objetivos, prazos e orçamentos, o que pode levar o projeto ao fracasso. Parte daí a importância de se detalhar o gerenciamento desses projetos.
A seguir estão detalhados os 5 grupos de processos de gerenciamentos de projetos, de acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge)¹:
- Iniciação
A iniciação serve tanto para oficializar o início do projeto, como para instituir uma nova etapa de um projeto já existente. No caso de projetos com várias etapas, é vital abordar todo o escopo para o desenvolvimento do projeto.
Para dar início, também é preciso que o projeto obtenha aprovação dos responsáveis. Nessa fase é feita a avaliação inicial sobre o capital necessário, e sobre a interrupção ou continuação dos projetos. O projeto é atribuído a um gerente, mas os gestores são os responsáveis por dar o aval para a execução.
Em termos práticos: a ideia é levada como proposta até os gestores que analisarão e definirão a viabilidade do projeto, liberando a verba para que ele possa ser colocado em prática.
- Planejamento
No planejamento é feito o detalhamento de todos os pontos definidos na iniciação. É a etapa mais delicada, pois exige uma análise minuciosa de todos os detalhes, como valor do investimento, prazo, organização do trabalho, estratégias, pessoas envolvidas, entre outros. Também é necessário projetar possibilidades de mudanças, para não sofrer prejuízos com imprevistos, como o surgimento de custos adicionais.
- Execução
Essa é a etapa da prática. É hora de colocar a mão na massa. O gerente deve coordenar os recursos, delegando funções e supervisionando o andamento das tarefas. A equipe que o executa deve dar feedbacks para o gerente, que, por sua vez, deve informá-los aos principais interessados nos resultados. Também pode rever riscos e readaptar o projeto, em casos em que há imprevistos, alterando os planos que estão sendo afetados.
- Monitoramento e controle
O gerente, mais uma vez, deve analisar todas as variações ocorridas em relação a prazos, custos e etc, definidas no planejamento. A partir de uma análise comparativa, ele conseguirá identificá-las e poderá avaliar medidas de urgência para impedir que todo o projeto seja prejudicado. Deve-se, também, avaliar riscos, pois algumas variáveis podem modificá-los, como fatores mercadológicos ou o próprio andamento das atividades.
- Encerramento
Por fim, encerra-se o projeto ou uma das etapas dele. É esse o momento de avaliar erros e acertos, para serem consertados ou melhorados em projetos futuros. Também cabe uma reavaliação de todo o projeto, para ter a certeza do cumprimento de todos os planos iniciais.
O ponto alto do processo é a aceitação do produto ou serviço pelo cliente. Em caso de problemas, como a não aceitação da funcionalidade criadas, deve-se avaliar o que deu errado e consertar esses problemas com a equipe de execução.
¹ O Guia PMBOK identifica um subconjunto do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos, que é amplamente reconhecido como boa prática, sendo em razão disso, utilizado como base pelo Project Management Institute (PMI). Uma boa prática não significa que o conhecimento e as práticas devem ser aplicadas uniformemente a todos os projetos, sem considerar se são ou não apropriados. Fonte: <https://pt.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledge>
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Fonte: Artia – artia.com/blog/
por Renato Rodrigues
